Den som arbetar med administrativa arbetsuppgifter kan ha många olika titlar – exempelvis administratör eller sekreterare. Det finns många olika yrkesbenämningar inom området, ett urval av dem beskrivs nedan. Man kan arbeta med administrativa uppgifter på ett privat företag eller inom offentlig verksamhet. Yrkesrollen pendlar mellan ett arbete i bakgrunden till att ha kontakter utåt. Ordning, struktur och sinne för detaljer är viktigt för administratören som samordnar så att allt finns på rätt plats vid rätt tidpunkt.
På ett litet företag eller organisation kan administratören vara alltiallo, lite som spindeln i nätet, medan man på ett större företag, organisation eller myndighet kan vara specialiserad på ett fåtal arbetsuppgifter. Utbildning, erfarenhet och personlig lämplighet är också avgörande för vilka uppgifter man arbetar med.
Arbetsuppgifter
Som administratör har man ofta kontakt med såväl allmänheten som företag, kunder, leverantörer och myndigheter. Administratören assisterar och ger service till en eller flera personer, exempelvis en chef eller en avdelning med handläggare eller försäljare. Samtidigt kan man ansvara för egna arbetsuppgifter eller projekt.
Administratörens arbetsuppgifter kan variera från att förbereda ärenden, ta fram information ur databaser, och sammanställa material och delta i utredningar. Andra arbetsuppgifter kan vara administration kring fakturor och ordrar, inköp, kund-, konferens-, och resebokningar.
Sekreterare, administrativ assistent eller assistent är andra titlar, förutom administratör, för den som arbetar med administrativa arbetsuppgifter.
En chefssekreterare eller VD-assistent arbetar med administrativt stöd till en chef eller ledningsgrupp.
En registrator registrerar (diarieför) inkommande och utgående handlingar. Det är registratorns uppgift att känna till vilka handlingar som ska diarieföras, likaså ska man känna till vilka handlingar som är offentliga.
Som skolassistent arbetar man på en skolexpedition, nära rektorn. Vanliga arbetsuppgifter är elevregistrering, personal- och lönerapportering. Ibland kan skoladministratören ha ansvar för att skaffa vikarier och även delta i arbetet med skolans budget.
Säljassistenten arbetar med att ge stöd till säljaren, att sköta orderbevakningar, inkomna registreringar och offerter.